الف) کمبود دفاتر و پراکندگی نامتوزان در شهرها

در بسیاری از شهرهای کشور مشاهده میشود که در نسبت بین جمعیت و تعداد دفاتر تاسیس شده، حد نصاب های لازم رعایت نشده و تعداد دفاتری که در برخی شهرها ایجاد شده است به نسبت جمعیت آن شهر بسیار کم است. این موضوع در نهایت باعث شلوغی و افزایش مراجعه به دفتر مورد نظر شده و در نهایت موجبات نارضایتی شهروندان را به دنبال خواهد داشت.

در برخی موارد نیز مشاهده شده است که دفاتر خدمات الکترونیک قضایی در یک شهرستان در یک نقطه پر جمعیت یا نزدیک به دادگستری یا اماکن پر تردد شهر تجمیع شده اند و در برخی مناطق دیگر شهر، دسترسی به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی دشوار است. این پراکندگی نامتوازن نیز میتواند از موجبات نارضایتی شهروندان در زمان استفاده از خدمات الکترونیک قضایی باشد.

ب) حذف نشدن نیروی انسانی

هرچند تاسیس دفاتر خدمات الکترونیک قضایی در راستای تحقق هدف الکترونیکی شدن خدمات قضایی در قوه قضاییه بوده است اما این هدف هنوز به طور کامل و دقیق محقق نشده است. زیرا در هر صورت برای استفاده شهروندان از خدمات الکترونیکی و آنلاین قوه قضاییه، مراجعه حضوری به مکانی به نام دفتر خدمات الکترونیک قضایی و انجام امور مورد نیاز توسط نیروی انسانی شاغل در دفتر یک امر ضروری است. بدیهی است که ارایه یک خدمت آنلاین زمانی میتواند به حد اعلای خود برسد که کاربر بدون نیاز به مراجعه حضوری و بدون دخالت نیروی انسانی شخصا بتواند به صورت غیرحضوری و خودکاربری نیازهای حقوقی خود را برطرف نماید.

ج) متمرکز نبودن و کندی سامانه ها

یکی از بزرگترین معایبی که میتوان در خدمات رسانی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی به آن اشاره کرد یکپارچه نبودن سامانه های مورد استفاده در این دفاتر است. سامانه عدلیران، سامانه ثنا و سامانه نوبت دهی دفاتر خدمات الکترونیک قضایی ، سه سامانه با کارکرد مشابه ولی زیرساخت های مجزا هستند که این یکپارچه نبودن، میتواند در عمل برای کاربران مشکل ساز شود.

همچنین کندی سامانه های مورد استفاده در دفاتر و قطعی مکرر سامانه ها از مهمترین علل نارضایتی مردم در زمان استفاده از خدمات این دفاتر است.

د) فقدان نظام رتبه بندی

یکی از کمبودهای مهمی که رفع آن میتواند در بهبود بخشیدن وضعیت استفاده شهروندان از دفاتر خدمات الکترونیک قضایی بسیار موثر باشد، نظام رتبه بندی دفاتر است که این موضوع امروز وجود نداشته و چنین نظام و سازوکاری برای این دفاتر تعبیه نشده است.

وجود نظام رتبه بندی باعث ثبت رضایتمندی مردم از عملکرد دفاتر شده و با ایجاد فضای رقابتی بین دفاتر خدمات الکترونیک قضایی موجب خواهد شد تا این مراکز برای خدمت رسانی هرچه بهتر به شهروندان از یکدیگر سبقت بگیرند. همچنین با ثبت نظرات مراجعه کنندگان این امکان برای شهروندانی که برای اولین بار قصد مراجعه به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی را دارند فراهم میشود تا بدون نیاز به تحقیق و پرس و جو در خصوص اینکه کدام یک از دفاتر سطح شهر خدمات رسانی بهتری دارند، صرفا با مراجعه به سامانه رتبه بندی به راحتی بهترین دفاتر برای مراجعه را انتخاب نمایند.

هـ) حذف نشدن کاغذ از سیستم اداری قوه قضاییه

هر چند در ظاهر بسیاری از خدماتی که دفاتر ارایه میدهند به صورت آنلاین میباشد اما در نهایت آنچه به عنوان حاصل کار ثبت و ضبط میشود در قالب پرینت کاغذی در اختیار مراجعه کنندگان قرار میگیرد. همچنین بسیاری از امور انجام شده در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی که برای مراجع قضایی ارسال میگردد در نهایت در دادگاه ها تبدیل به نسخه کاغذی میشوند. این درحالی است که با وجود سیستم ثبت و ضبط الکترونیکی امور قضایی نیازی به ارایه نسخه کاغذی به مخاطب در بسیاری از موارد وجود نداشته و میتوان با ارایه یک کد یا هلوگرام، نسخه قابل استعلام آن خدمت را به صورت الکترونیکی در دسترس افراد قرار داد. همچنین با استفاده هرچه بیشتر محاکم از رایانه، این امکان باید فراهم شود که بدون نیاز به پرینت کاغذی، صرفا آنچه در سامانه ثبت و ضبط شده است در اختیار دادگاه ها قرار بگیرد و نسخه الکترونیکی مورد نظر در هر پرونده قابل دسترسی و استناد باشد.